Fax送信状

今や病院のカルテでさえ電子化がすすみ、世の中は紙を使わない方向に動いているようです。しかしビジネスシーンでは、取引先とのやりとりの中でまだ まだファックスfaxが大活躍しています。オリジナルのfax送信状を使用している会社も多いですが、もし無いならばきちんとしたものを作るしかない!そ こで便利なのが、fax送信状のテンプレートです。ネット上には、ビジネス文書やfax送信状専門のサイトなどもあり、無料でダウンロードできるものも多 く存在します。こだわり派なら1から自分で作成するのもいいですし、ラクに済ませるならこうしたテンプレートを利用するのもいいですね。

ネットだけじゃない!ソフトに入っているfax送信状

サイトを探しにいく前に、ちょっと待ってください!お馴染みのソフトの中にも、fax送信状はあります。たとえばMicrosoftのワードから開 くには、①ファイルメニューから「新規作成」を選択②「このコンピュータ上のテンプレート」を選択③「社外文書」の中から、好きな様式のテンプレートを選 択。以上です。テンプレートを少し変えたりしたいときは、いったん名前をつけて保存してから行います。いかがですか?意外に知らない人も多いのですが、こ んなところに十分使えるfax送信状があるのです。

fax送信状があっても書き方マナーは必須!

Fax送信状のテンプレートを使用する際には、意外な落とし穴にはまりがちなので注意しましょう。それは、よくミスをしがちな送り先の名前につける 敬称の部分です。会社名なら「御中」人名なら「様」、これくらいは誰でも知っています。が、テンプレートの空白欄に慌てて名前を打ち込みそのまま送信…す ると「人名+御中」「部署名+様」などという恥ずかしい文書が送られてしまうことになります。あくまでケースバイケースですが、何度か取引を重ねるうちに 取引先の担当者も明確になり、「御中」を使う機会はグッと減るもの。fax送信状を用意するときは、個人宛用と会社・部署宛用の2パターンを用意しておく のが安心でしょう。fax送信状は1枚の紙切れではありますが、初対面の挨拶同様、相手への印象を左右しかねない大切な書類です。1つ1つのビジネスを円 滑に進めるためにも、マナーにそったものを用意しておきましょう。

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